Antes de desarrollar un plan de
este tipo, tómese un tiempo para reflexionar sobre cuáles son las cuestiones
principales que deberá abordar el plan:
¿Qué ventajas se prevé que ofrezca
a las partes interesadas?
¿Cuáles son los riesgos?
¿Qué tipo de tecnología necesita?
¿Qué servicios de la cooperativa
cubrirá el plan?
¿Qué personal se verá involucrado
en el proceso?
¿Cómo podemos garantizar un
rendimiento óptimo?
¿Cómo puede realizarse el
mantenimiento del sistema a largo plazo?
Una vez que haya reflexionado
sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento de dar el siguiente paso:
elaboración de un plan detallado de ejecución del proyecto.
Tómese su tiempo, porque los
errores pueden tener consecuencias costosas. No olvide tampoco que para
garantizar el éxito del proceso de diseño deberá contar con la máxima participación
posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras personas: «cuatro ojos ven
más que dos». A continuación se describen algunas de las tareas que deberá
llevar acabo:
El
diseño del plan de ejecución del proyecto constituye un paso MUY importante que
requiere una profunda reflexión, ya que las modificaciones son mucho más
costosas una vez implantados los sistemas.
DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META EMPRESARIAL
DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META EMPRESARIAL
- Decisión
sobre el tamaño y la duración del proyecto. La disponibilidad de
fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la
influencia de los proveedores locales de equipos informáticos repercutirán
en el tamaño y la duración del proyecto. Una de las causas principales de
fracaso de proyectos de informatización es la tendencia a comenzar a una
escala excesiva. Sería recomendable avanzar con cautela, paso a paso, de
modo que los errores serán menores y el costo que ocasione su corrección
se podrá asumir más fácilmente.
- Identificación
de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divídalos en: objetivos
del proyecto(por ejemplo, informatización de los registros contables,
gestión más rápida de grandes cantidades de datos, mayor exactitud, acceso
a un nuevo mercado, industrialización de los productos, etc.) y metas
empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20 %,
reducción de los costos financieros en un 30 %, aumento del número de
miembros en un 10 %).
- Obtención
de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas,
empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto.
Intente llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en
el proyecto cuanto antes.
- Desarrollo
de un método para el seguimiento de la ejecución del proyecto. Establezca indicadores
de éxito mensurables que permitan controlar el progreso. Si es
posible, asigne valor económico a algunos de los indicadores. Algunos ejemplos
son: dinero ahorrado, número de cooperativistas nuevos, beneficios
empresariales, mayor número de clientes, etcétera.
El uso
de los sistemas informáticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos de
Comercialización e Industrialización Ltda. (Argentina)disponer de información
sobre la rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el
acceso a préstamos bancarios.
- Forme
un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistirá en
ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecución del proyecto, que
mantendrá relaciones con los programadores externos (consultores), los
administradores y los cooperativistas.
- Determine
todas las tareas necesarias para
alcanzar cada objetivo: recursos humanos fundamentales, necesidades de
capital y presupuesto, análisis expreso de riesgos, planes para probar el software, planes de
capacitación, plan piloto y plan de ejecución. Defina la duración y los
recursos necesarios para cada tarea. Determine y calcule los costos. Asigne
tareas a personas o grupos de personas.
- Determine
todos los factores de riesgo y
considere la adopción de medidas para reducir el riesgo al mínimo.
- Defina
las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo, documento
de evaluación de riesgos, plan de capacitación, plan de pruebas del software.
- Establezca
un sistema de respaldo: continúe
usando el sistema manual en paralelo durante las fases de desarrollo y
pruebas. Si el sistema nuevo fallase durante estas fases, no se perderán
datos y las funciones de la cooperativa continuarán desempeñándose con
normalidad.
Puesto que los programas
informáticos se diseñan de modo que sólo funcionan en algunas «plataformas»
(una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de programación informático
y el sistema operativo), es importante elegir la plataforma más adecuada. Además,
una vez que se han elaborado programas para una plataforma concreta, no resulta
fácil adaptarlos a otra. Para diseñar un sistema informático adecuado a sus
necesidades necesitará asesoramiento profesional, aunque deberá tener en
cuenta, como mínimo, las siguientes variables:
- Equipos: costo y facilidad de
actualización. ¿Cuántas computadoras va a adquirir? ¿De qué marca y qué
modelo?
- Sistema
operativo: costo
de la licencia, años en el mercado, lenguaje, estabilidad.
- Niveles
de acceso: diferentes
usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la información. Por
ejemplo, los miembros de la directiva elegida deberán contar con acceso
libre a todas las cuentas de la cooperativa, mientras que un
cooperativista ordinario sólo necesitará disponer de acceso a su propia
cuenta. Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de
información y cada perfil de usuario.
- Requisitos
de facilidad de uso: capacidad
de los usuarios de navegar por el sistema de información y utilizar sus
funciones. Si en un programa se tienen en cuenta los requisitos de
facilidad de uso, los usuarios lo aceptarán más rápidamente, ya que será
intuitivo, permitirá una navegación sencilla, dispondrá de un sistema de
ayuda incorporado y contará con las funciones e informes más demandados.
Código
fuente: se compone de una serie de instrucciones de programación consecutivas
escritas por un programador en un lenguaje de programación determinado para
realizar una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones se compilan
(se traducen a lenguaje máquina).Lenguaje máquina: conjunto de instrucciones
que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los programas de
computadora se venden en forma de código objeto compilado y no se incluye el
código fuente, por lo que no es posible modificarlo ni personalizarlo. Código
abierto: cualquier programa cuyo código fuente pueden utilizar o modificar los
usuarios u otros programadores según estimen oportuno.
- Asegúrese
de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si es
preciso, el compromiso de que podrá contar con los recursos humanos
necesarios.
- Determine
qué aptitudes deberán tener el administrador y los empleados para manejar y
mantener el nuevo sistema, cuáles son sus aptitudes actuales y qué nuevas
aptitudes deberán desarrollar mediante la capacitación.
- Elabore
un plan de capacitación. Defina
el proceso de reciclaje y adaptación de los empleados para que superen el
temor a perder su puesto de trabajo, además de fomentar su participación y
respaldo.
- Asigne
personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema manual durante el proyecto,
como procedimiento de respaldo. Esta labor es fundamental para garantizar que
las operaciones diarias de la cooperativa y los servicios prestados a los
miembros no se verán afectados negativamente por ningún problema que pueda
derivarse de la ejecución del proyecto.
Prevea la posible necesidad de
modificar los procedimientos y analice el efecto de estos cambios en la
organización, la estructura y los incentivos: la informatización no se limita a
la instalación de los equipos y los programas, sino que altera por completo el
método de trabajo habitual; por lo tanto, hay que prestar una atención especial
al personal, proporcionándole la capacitación y el apoyo pertinentes para
garantizar que podrán adaptarse al ritmo necesario.
http://www.fao.org/docrep/007/y5471s/y5471s04.htm
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