El
control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva
limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se
concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en
términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Bajo la
perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos
de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los
factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que
parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en
última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica
de gestión.
Todo
esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal
donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:
·
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
·
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en
relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando
las medidas correctivas necesarias.
·
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera
que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
·
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
·
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como
los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
·
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de
las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
·
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en
relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
·
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del
proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende
de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
·
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo
junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
·
Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay
casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que
mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es
el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control
detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.
·
Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el
caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles
abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a
un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la
sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación,
dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
·
Comprobar o verificar;
·
Regular;
·
Comparar con un patrón;
·
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
·
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones
incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación;
en definitiva, debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración,
que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso,
unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los
resultados que se esperan.
